Czym jest KSEF?

Od pewnego czasu przedsiębiorcy, wystawiając faktury, mogą korzystać z programu teleinformatycznego wprowadzonego przez Ministerstwo Finansów, jakim jest KSEF. Dzięki niemu firmy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane, które są jedną z dopuszczonych obecnie do obrotu form dokumentowania transakcji. Choć obecnie KSeF jest jest jeszcze systemem dobrowolnym, to już niedługo firmy obligatoryjnie będą musiały z niego korzystać. Czym dokładnie jest KSeF i jak funkcjonuje, a także dla kogo jest przeznaczony? Podpowiadamy.

Co to jest KSeF?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Fektur. Jest to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów. Ta specjalna platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną od stycznia 2022 roku jest udostępniona przedsiębiorcom, którzy chcą dobrowolnie korzystać z tego systemu. Głównym zadaniem KSEF  jest więc centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, realizowana przez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. System KSeF umożliwia połączenie z systemem fakturowania i księgowości, dzięki czemu firmy mogą przesyłać faktury sprzedaży przez ten system, a także odbierać je przez swoje systemy księgowe, jeżeli tylko te przeszły już do KSeF. Krajowy System e-Faktur wyposażony jest w funkcję zarządzania uprawnieniami, która gwarantuje zabezpieczenie dostępu do danych.

Kto może korzystać z KSeF?

System umożliwiający wystawianie faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów tworzonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, jakim jest Krajowy System e-Faktur oznaczonych przydzielonym numerem identyfikacyjnym, dzięki któremu łatwo jest znaleźć taką fakturę w systemie. Od 1 lipca 2024 roku KSeF miał być obowiązkowy dla czynnych podatników VAT jednak jak podało Ministerstwo Finansów wkrótce wyznaczona zostanie nowa data, także dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur, czyli tzw. nievatowców. Od dłuższego czasu z KSeF korzystają jednak zwłaszcza duże przedsiębiorstwa ze względu na to, że jest to rozwiązanie, które gwarantuje sporo korzyści.

Jakie zalety ma KSeF?

Mimo że obecnie Krajowy System e-Faktur jest jeszcze dobrowolnym narzędziem, to wielu przedsiębiorców już zdecydowało się na to, by korzystać z tej platformy ze względu na szereg bonusów zachęcających do przystąpienia do KSeF. Wśród nich można wymienić zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji. System ten wprowadza również większą automatyzację procesów fakturowania, co wiąże się ze skróceniem czasu potrzebnego na rozliczenie niektórych formalności, a także zmniejszeniem liczby błędów przy wystawianiu faktur. Zaletą tego systemu jest również możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności dysponowania dokumentami w formie papierowej, a także bezpieczeństwo interpretacyjne ze względu na to, że jednolity format faktury jest taki sam zarówno dla nabywcy, jak i odbiorcy. Największą zaletą dla firm, ze względu na którą decydują się one przystąpić do KSeF zanim jeszcze stanie się on obowiązkowy, jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni.

—

Artykuł sponsorowany